L’équipe marketing est plus efficace et nous avons gagné en transparence quant à notre charge de travail : tout le monde est sur la même longueur d’onde. Asana nous aide à visualiser le calendrier de nos campagnes, ce qui nous permet de mettre en place des programmes moins nombreux et plus importants, ainsi que des stratégies quant aux dates de lancement afin de maximiser leur impact sur les revenus.

Andrea Leon Trozak, directrice principale de la gestion de programme

Comment Asana aide Genesys à travailler plus intelligemment

Rationalisation de la production marketing à grande échelle

Les processus d’attribution directe d’Asana ont permis aux chefs de projet de se concentrer sur la planification stratégique et l’optimisation des processus. La direction a désormais une visibilité sur les progrès réalisés par les équipes pour atteindre leurs objectifs et peut mobiliser les ressources autour d’initiatives à fort retour sur investissement. De plus, les responsables marketing régionaux peuvent voir les campagnes à venir et tirer parti des ressources pour leurs campagnes locales. 

Libérer du temps pour des tâches plus percutantes

Avant Asana, les demandes provenaient de différents endroits et l’équipe de production passait trop de temps sur des tâches qui n’étaient pas suivies dans ses files d’attente officielles. 

Désormais, le PMO marketing n'est plus responsable du tri du travail attribué directement, et les demandes par e-mail ou par chat ont considérablement diminué. Le service marketing économise un temps administratif considérable (plus de 140 jours de travail par an) grâce à plus de 350 formulaires envoyés et 2 600 règles d'automatisation déclenchées chaque mois.

Les Formulaires aident les spécialistes du marketing à lancer le travail plus rapidement

• Pour envoyer une demande au marketing, les collaborateurs de Genesys remplissent un formulaire Asana en indiquant leurs besoins et les détails des livrables pour les équipes de production.

• En fonction du type de demande (par exemple, une campagne, des services créatifs, un webinaire, une vidéo ou une publication sur les réseaux sociaux), les règles Asana les attribuent automatiquement au tableau Asana de l’équipe appropriée. 

Les automatisations attribuent les tâches aux bonnes équipes 

• Les petites demandes sont directement attribuées à l'équipe appropriée, qui trie ensuite ses propres tâches entrantes. 

• Les demandes complexes impliquant une campagne marketing intégrée ou un programme mondial sont acheminées à l'équipe du PMO, car elles nécessitent une collaboration avec différents services marketing et parties prenantes.

Les employés utilisaient à contrecœur l'ancienne plateforme de gestion de projet, mais ils se plaignaient et ne parvenaient jamais à comprendre l'interface utilisateur. Ainsi, le PMO et les équipes des services marketing passaient trop de temps à gérer les tâches des parties prenantes. Notre priorité était de trouver une application facile à utiliser que les parties prenantes pourraient rapidement maîtriser. Ce qui nous a particulièrement intéressés sur Asana, c'est la possibilité d'utiliser la méthodologie Agile. La flexibilité de personnaliser les vues de projet a été un énorme avantage.

Andrea Leon Trozak, directrice principale de la gestion de programme

Une source unique de référence pour coordonner les parties prenantes

L’ancienne plateforme de gestion de projet de l’équipe marketing était trop complexe, ce qui rendait difficile l’implication des parties prenantes dans le travail et obligeait les chefs de projet à jongler avec plus de 50 projets chacun. 

Asana offre aux équipes un espace centralisé pour suivre le travail lié aux campagnes, ce qui améliore considérablement l'implication des parties prenantes et réduit les tâches d'organisation, à savoir le travail de coordination qui accompagne les projets stratégiques.

Les discussions, le contexte et le travail sont regroupés au même endroit

• Chaque équipe des services marketing de Genesys dispose d'un tableau de projet Asana dédié qui sert de file d'attente de production et est utilisé pour suivre et gérer les livrables avec l'équipe et les parties prenantes.

• Les commentaires au sein des tâches garantissent que les discussions des parties prenantes se déroulent dans le contexte du travail.

• Les membres de l'équipe partagent près de 4 000 commentaires chaque mois, ce qui a accru l'engagement des parties prenantes tout en réduisant la nécessité de basculer entre les e-mails et les autres applications. 

Des processus standardisés pour une meilleure collaboration des équipes

• L'équipe marketing lance de nombreux nouveaux projets à l'aide de modèles, qui sont préremplis de tâches pour le travail clé qui devra être terminé.

• Ces tâches sont ensuite ajoutées à plusieurs projets afin qu’elles apparaissent dans le tableau Asana dédié de chaque équipe, ce qui permet d’intégrer le travail des différents groupes, tout en permettant aux équipes de voir leurs tâches au même endroit. 

Relier les équipes internationales grâce à des transferts fluides

SharePoint est utilisé dans l'ensemble de Genesys pour la collaboration sur les fichiers d'équipe, et l'équipe marketing utilise Bynder comme système de gestion des ressources numériques. L'équipe PMO devait s'assurer que les ressources créatives et les fichiers sources étaient importés sur Bynder sans que l'équipe créative ait à se soucier d'importer les fichiers deux fois. 

À l'aide de l'API Asana et de Tray.io, l'équipe a connecté ces applications et créé un processus unifié. 

L'automatisation simplifie la gestion des assets

• L'équipe des opérations marketing a conçu un « déclencheur » automatisé sur Asana à l'aide de Tray.io pour importer automatiquement les ressources créatives et les fichiers sources.

• Désormais, après avoir importé des fichiers dans SharePoint, un concepteur colle le lien dans un champ personnalisé de la tâche Asana concernée. 

• Le « déclencheur » envoie ensuite les fichiers de SharePoint à Bynder pour que l'équipe du contenu les révise et termine l'importation.

Des transferts plus fluides pour les demandes de traduction grâce aux intégrations

• Lorsque des documents doivent être traduits dans d'autres langues, le responsable régional de la campagne soumet une demande avec les liens Bynder nécessaires. 

• Le lien requis est ajouté à un champ Asana, ce qui déclenche l’automatisation via Tray.io qui extrait les ressources de Bynder et les transmet à la plateforme de projet de traduction du fournisseur de traduction.

Au fur et à mesure de l’avancement de la demande de traduction, son statut est synchronisé avec la tâche Asana depuis la plateforme de traduction du fournisseur, afin que le responsable régional de la campagne puisse suivre la progression.

L'un des principaux avantages était de proposer aux responsables marketing des options personnalisables leur permettant de gérer leur travail de la manière la plus efficace possible pour leur équipe. Asana nous a permis de réduire la frustration des utilisateurs, d'augmenter la visibilité sur le statut des projets et de donner à l'équipe PMO plus de temps pour l'optimisation des processus et la stratégie en gestion de programme.

Candice Sanders, responsable principale, marketing PMO

Faire évoluer l'organisation du marketing avec Asana, au lieu de chefs de projet

Au cours de la première année d'utilisation d'Asana, l'équipe PMO a augmenté l'adoption par les parties prenantes de 400 %. À l'avenir, l'équipe continuera d'améliorer l'excellence opérationnelle du service marketing avec Asana afin de pouvoir concentrer ses ressources sur la croissance de l'entreprise.